Jan Matuška: Vyjednávání jako nástroj řešení problémů

Můžete se našim čtenářům představit a popsat, jaká byla vaše cesta k tomu, stát se expertem na vyjednávání a poradenství v oblasti nákupu? 

Jmenuju se Honza a už skoro dvacet let se pohybuji v prostředí obchodu, prakticky výhradně na nákupní straně, a převážně jsem působil ve výrobních firmách. Za svou kariéru jsem v roli strategického nákupčího zažil dvě celosvětové krize – jak tu finanční, která začala 2008, tak i tu nedávnou, surovinovou krizi v polovodičích, která přišla spolu s pandemií Covidu.

Zažil jsem a vedl stovky velmi kritických jednání a jakkoliv jsem povahy spíš introvertní( byť excentrický introvert), tak právě přímá osobní interakce s obchodními partnery v situacích, kdy “se lámal chleba” mě bavila vždy nejvíce. Dosáhnout svých, potažmo firemních, cílů a zároveň dát protistraně pocit, že neodchází s prázdnou, ale také jejich zájmy byly uspokojeny – to je balanční ekvilibristika, se kterou jsem se potýkal dennodenně.

Zhruba před šesti lety mi kolega doporučil trénink vyjednávání Víta Prokůpka, který mě následně nadchl pro všechnu tu teorii za vyjednáváním a tehdy někdy jsem ji také začal systematicky studovat a připravovat se, abych mohl svoje praktické zkušenosti a znalosti zasadit do vědeckého kontextu a předat dál. Tréninky mi pomohly pojmenovat to, co jsem do té doby sice dělal, ale nevědomky, nebo neúmyslně a pracovat na zlepšení mých nejsilnějších stránek a obrušovat ty slabší.

Jaké jsou podle vás klíčové dovednosti pro úspěšného vyjednavače a jak jste tyto dovednosti rozvíjel ve své kariéře?

Co se týká přípravy na vyjednávání, tak tam je velice důležitá systematičnost, vytrvalost pracovat na přípravě dlouhodobě, touha jít do detailů a “hlad po informacích.”

U samotného vyjednávání je snad nejdůležitější schopnost nechat svoje vlastní ego před dveřmi jednací místnosti. Tím rozhodně nemyslím kapitulaci a rezignaci na ambice v jednání – právě naopak, cíle si dobrý vyjednavač stanoví v přípravě, ale jejich naplnění je věcí racionální, nikoliv záležitostí prestiže, moci, nadřazenosti, nic takového. Jakkoliv si hodně lidí myslí, že vyjednavač musí hlavně umět mluvit, tak je to právě schopnost naslouchat protistraně, co odděluje výborné vyjednavače od průměrných. Důležitá je také vyváženost asertivity a empatie a jistá míra lidské laskavosti.

Jak jste sama zmínila, jedná se o dovednosti, nikoliv talent, takže jako každá dovednost se zlepšují opakováním. A pak ještě opakování. A víc opakování. A taky to, co většina lidí, včetně mě, nemá rádo – analýza vlastních chyb a neúspěchů. Tak jako se v šachu nezlepšíte, když neanalyzujete prohrané partie tah po tahu, tak se ve vyjednávání nikam neposunute, když budete jen spát na vavřínech svých úspěchů a nerozeberete si, proč jste v jednání neuspěla.

Můžete popsat, jak využíváte improvizaci a přípravu při vyjednávání, a jak tyto elementy ovlivňují výsledky?

Každý dobrý kouč vyjednávání vám bude opakovaně a neustále zdůrazňovat nesmírnou důležitost přípravy – a to je dobře, protože tato fáze má největší potenciál udělat ten zásadní rozdíl a dát vám výhodu oproti protistraně. Nicméně na přípravu máte delší časový úsek – dny, týdny, měsíce – připravíte si scénáře, balíčky nabídek a protinabídek, zjistíte si všechna možná objektivní kritéria – uděláte si rámec.

Pak ale přijde samotné vyjednávání a vy musíte reagovat v rámci sekund. Nejenže musíte okamžitě vyhodnotit, jaká z vašich variant právě nastala, ale také musíte umět reagovat v tom smyslu, abyste během diskuze dovedli přijít s úplně novými návrhy řešení, které budou zohledňovat informace, které jste se právě dozvěděli od protistrany. Improvizace a kreativní myšlení jsou velmi důležitými rysy úspěšného vyjednavače.

Jaká jsou specifika vyjednávání v nákupu, které se liší od jiných oblastí obchodu, zejména během a po covidové pandemii?

Neřekl bych, že nákup jako takový má specifika proti jiným rolím v obchodu. Nákup je neoddělitelnou složkou obchodu, kde bez nakupujícího by ten prodávající moc nezmohl. Jako všude platí hlavně pravidlo nabídky a poptávky a schopnost využít informační asymetrie těchto dvou jevů. V nákupu se často setkáváme s dodavateli, nebo obchodními protějšky, kteří mají monopolní nebo oligopolní postavení, ať už kvůli technologiím, patentům, surovinám, dostupnosti, atd. 

Během covidové krize se role nákupu, aspoň z toho, co jsem viděl a zažil, výrazně posunula a přesáhla mantinely, ve kterých se do té doby držela. Role nákupčích a strategických nákupčí se změnila z udržovatelů statu-quo a optimalizátorů v krizové manažery, kteří mohli zásadně ovlivnit pozici své firmy na trhu. Bylo opravdu potřeba zapojit vyjednávací schopnosti hlavně ve významu, jak ho zná anglosaský svět – tedy “problem-solving.” Mně se vyplatilo opravdu krizové řízení, kdy jsem si sestavil multidisciplinární task-force složenou z lidí s odpovídajícími rozhodovacími kompetencemi napříč odděleními, důsledná analýza reality trhu versus nereálná očekávání manažerů a taky schopnost rozhodnout, kde se už nevyplatí dál vynakládat úsilí a přejít na další položky.

Jaký vliv má firemní kultura na procesy vyjednávání a jak ji lze využít k posílení výsledků vyjednávání?

Jsou to spojité nádoby – obojí se ovlivňuje navzájem. Když máte firmu plnou dobrých vyjednavačů, kteří usilují o dosažení konsensu místo kompromisu, nevyhnutelně se to odrazí na vaší firemní kultuře, na vašich procesech, na efektivitě implikace změn.

Na druhou stranu, když je ve firmě zvykem, že co řekne manažer/ředitel, je zákon a o tom se nediskutuje, tak rozhodně nevytváříte dobré prostředí pro vaše vyjednavače, aby dosahovali optimálních výsledků a pokud si takové jednání přisvojí, tak si zadělávají na slušný problém.

Jakou roli hraje psychologie a behaviorální věda ve vaší práci a jak tyto obory pomáhají zlepšovat strategie vyjednávání?

Pokud se bavíme o vyjednávání, tak to vždy rozumíme v kontextu toho, že mezi sebou přijdou do interakce minimálně dvě lidské bytosti, které potřebují vyřešit nějaký problém – ať už je to problém, že současné ceny dodavateli nepokryjí náklady, nebo že zákazník potřebuje náhle dvakrát větší dodávky. Oba tito lidé v některé fázi jednání budou muset nevyhnutelně učinit minimálně jedno rozhodnutí, ať tak či onak. A když víte, na základě čeho se váš protějšek rozhoduje, jak lze ovlivnit způsoby, jakými ke svému rozhodnutí dospěje, jak ho přesvědčit, že právě tato varianta je i pro něj ta nejvýhodnější, tak máte na své straně obrovskou výhodu. Ne jedinou, ne všemocnou, ale je to další střípek, který vám pomůže maximalizovat své dosažené výsledky. Tedy, dokud mezi sebou budou jednat lidé, tak sociální psychologie a behaviorální vědy budou vyjednavači slyšeny, studovány a brány v potaz.

Můžete sdílet příklad z praxe, kdy vaše metody vyjednávání vedly k signifikantnímu zlepšení pro vašeho klienta?

Víc než jednorázových úspor nebo zisků z jednoho daného jednání si já osobně cením toho, když dostanu zpětnou vazbu ve smyslu, že jsem někoho přiměl a inspiroval se o téma vyjednávání také zajímat a dál se v tom vzdělávat. Třeba když mi nějaký z účastníků tréninku napíše, jaké si už objednal knihy o vyjednávání a že se o to téma bude zajímat dlouhodobě. Protože hodnota profitu z jednoho vyjednávání se vám časem snižuje a rozpouští se do let poté, pokud jste na vyjednávací schopnosti rezignovali. Ale když se klient rozhodl na sobě v tomto ohledu pracovat, tak vím, že má zaručeno, že dlouhodobě se mu povede úspěšně a bude svoje výsledky neustále, krok po kroku zlepšovat.

Jaké jsou nejčastější chyby, které lidé dělají při vyjednávání, a jak jim vaše školení pomáhá tyto chyby překonávat?

Velkým mýtem u nás je, že vyjednávání je chápáno jako módní trend v softskills pro prodejce a najde uplatnění jen při jednáních vně firmy, tzn. s dodavateli nebo zákazníky. To jsou hned dva omyly v jednom, v USA a anglicky mluvícím světě je vyjednávání jako disciplína tématem už od druhé poloviny minulého století, byť si ji třeba tak do začátku století tohoto nejvíce drželi na svých fakultách právníci. My jsme v tomhle opravdu hodně pozadu a dohánění nám moc nejde. Tím druhým omylem je právě nepochopení schopnosti vyjednávání jako nástroje řešení problémů a tam hraje nezastupitelnou úlohu právě ve vnitrofiremních vztazích a komunikacích, které jsou daleko četnější než ty, co směřují vně.

A chyba, které se dopouští u nás hodně lidí, je ignorování důležitosti přípravy. Spousta lidí se na důležitá vyjednávání – o platu, prodej/nákup nemovitosti nebo vozu “připravuje” tím stylem, že si řeknou, čeho chtějí dosáhnout a o tuto pozici pak s protějškem vedou zákopovou válku a nevidí, neslyší nic, co protistrana říká. Já se snažím lidi učit myslet i na to, jaké jsou zájmy a motivace protistrany, jaké můžou být jejich reakce a na co a jak mám reagovat já.

Jaký vliv má moderní technologie, jako je umělá inteligence, na vyjednávání a jak se domníváte, že se vyjednávací procesy vyvíjejí?

AI už svou roli ve vyjednávání hraje. V USA už řeší některé dílčí dohody v rámci některých potravinových řetězců. Nehodlám si hrát na proroka a věštit roli AI v budoucnosti, to bude záviset nejen na její technologii, ale i na zákonné regulaci její role. Nicméně jako nástroj analytický už slouží.

 Já ji používám denně. Může vám dobře zahrát ďáblova advokáta, když si děláte přípravu, můžete si s ní zkusit rozhovor na zkoušku. 

Co se vývoje teorie a praxe vyjednávání týká, neřekl bych, že budeme v příštích několika málo letech čelit opravdu koncepční změně, spíš můžeme očekávat rozpracovávání částí konceptů z tohoto tisíciletí, které byly dost zásadní.

Jaké trendy ve vyjednávání považujete za klíčové pro následující roky a jak se na ně připravujete?

 Těch trendů je spousta – zapojení behaviorálních věd – studování kognitivních zkreslení například, využití AI, rozšiřování globalizace a vyjednávání ve virtuálním prostoru, role etiky a udržitelnosti nebo integrativní vyjednávání. Já se snažím zůstávat otevřený novým nápadům a technologiím a neustále se učit a zlepšovat. Vždycky říkám, že kdo se považuje za “hotového člověka,” který se nepotřebuje nic učit a zlepšovat, tak v ten moment začíná stárnout a upadat, degradovat. 

Jaký je váš přístup k udržitelnosti a LEAN metodám ve vyjednávání a jak tyto principy integrujete do své praxe?

Udržitelnost je pro mě velké téma už několik let a to nejen ve smyslu udržitelnosti environmentální, ale také udržitelnost vztahů – jak obchodních, tak mezilidských a i udržitelnost ekonomická, jak zdůrazňuji firemním klientům.

Jako člověk, který vzešel z prostředí výrobních firem, jsem byl dlouhá léta “cepován” LEAN přístupy, až jsem si je přivlastnil za své. Hlavní fokus LEANu je zamezení plýtvání a to se snažím předávat dál i já, protože nevyužití maxima vašeho potenciálu ve vyjednávání je druhem plýtvání a vy tím, že jste se smířila s horší, ale pohodlnější dohodou, jste nechala tu lepší ležet na chodníku před firmou. 

Musím se přiznat, že mě tyto metody neovlivnily jen v životě profesním a karierním, ale také v soukromém. Běžně v organizaci domácnosti využívám LEAN postupy a optiku a třeba věci z nákupu do ledničky nebo spíže skládám podle FIFO pravidla(First In First Out – co bylo nejdříve dodáno, musí být nejdříve zkonzumováno).:)

Na závěr bych vás požádala o konkrétní radu pro firmy a jednotlivce, kteří chtějí zlepšit své vyjednávací dovednosti. Jaké první kroky by měli podniknout a na co by se měli zaměřit, aby dosáhli lepších výsledků ve svých vyjednávacích procesech?

Asi první věc, co by si v tomto ohledu třeba HR manažeři a ostatní vedoucí měli ujasnit a uvědomit je, že to, že když se budu od teď v něčem zlepšovat, trénovat, rozvíjet, vůbec není přiznáním toho, že jsem to doteď dělal špatně. Pokud máte dynamicky se rozvíjející organizaci, která často prochází změnami, potřebujete pracovat na schopnostech vašich interních vyjednavačů. Pokud máte důležitou síť prodejců, zástupců – potřebujete pracovat na jejich vyjednávacíích schopnostech. To samé, pokud vaše firma hodně závisí na nakupovaných vstupech – tam je potřeba zlepšit vyjednávací schopnosti nákupu.

A samozřejmě, že ideální první krok bude zavolat nebo napsat mně, že byste chtěli trénink pro vaši firmu 🙂 Teď vážně – pokud jste v roli, že jste si řekli, že by bylo nejspíš fajn na vyjednávacích schopnostech ve vaší organizaci pracovat, tak to je něco, co se velmi těžko řeší z vlastních zdrojů a já musím opravdu doporučit, abyste navázali spolupráci s externím odborníkem.