Dnes vám přinášíme rozhovor se Žanetou Kynclovou, odbornicí na nábor a vzdělávání, která už více než dekádu stojí za efektivním řízením lidských zdrojů v síti prodejen drogistického řetězce ROSSMANN. Její profesní cesta vedla od televizní obrazovky až do světa HR, kde dnes nastavuje strategii náboru, spolupracuje s oblastními manažery a přináší do procesů efektivitu i lidskost. V našem rozhovoru Žaneta sdílí své zkušenosti z praxe, metody ověřování kandidátů, i pohled na budoucnost náborových trendů.
Mohla byste se našim čtenářům představit a přiblížit, jaká byla vaše profesní cesta až do dnešní pozice?
Moje pracovní kariéra byla zpočátku velmi zajímavá. Po ukončení studia na FF UK obor Andragogika a personální řízení jsem si myslela, že mě pracovní svět leží u nohou.
Nicméně mě lákalo si něco vyzkoušet, a tak jsem nastoupila do redakce Hospodářských novin do sekce ekonomického zpravodajství a rok jsem byla tváří spolu s Milanem Adámkem ekonomického zpravodaje na TV Premiera. Obrovská zkušenost a děkuji za ni. Pak už jsem se pomalu začala věnovat problematice vzdělávání a náborů. A u toho jsem zůstala do dnešních dnů pod vlajkou drogistického řetězce ROSSMANN.
Co je podle vás klíčové pro efektivní řízení náboru a výběru zaměstnanců v tak rozsáhlé síti prodejen?
To je vlastně jednoduchá otázka. Je to systém, ve kterém se vám potkávají reakce od uchazečů, poznámky k uchazečům v průběhu celého náborového procesu a kontrola nad tímto systémem.
Jaký je váš přístup ke spolupráci s oblastními manažery a vedoucími prodejen? Jak přesně vypadá vaše vzájemná komunikace?
Oblastní manažeři a vedoucí prodejen jsou mým „milým“ zákazníkem, pro které se snažím udělat vše tak, aby byli spokojeni. Spolupráce je tedy velmi úzká, přes zadání požadavku na obsazení pozice, zadání inzerce, využití dalším inzertních cest, přes spuštění náborového spotu v našich rádiích na prodejnách až po např. výlepy výloh. Dále pak dohoda jak a kde proběhnou pohovory, zda za mojí účasti nebo zvládnou vedoucí prodejen nebo oblastní manažeři sami. Díky centrálnímu systému evidence kandidátů dostávají všichni zájemci o spolupráci včas informace o tom, zda máme zájem o možnou budoucí spolupráci či nikoliv a co bude následovat. Moje práce je vlastně každý den být v telefonické nebo emailové komunikaci s mými kolegy a fyzicky na prodejnách.
Jaké metody výběru zaměstnanců se vám nejvíce osvědčily při obsazování vedoucích pozic?
Při obsazování vedoucích pozic na prodejny se stále osvědčuje osobní setkání, tedy pohovor. Vidíte, jak člověk přijde, jak reaguje na nové prostředí, co ho zajímá. Velmi často rovnou na pohovoru požádáme o reference. Bezprostřední reakce hodně napoví.
Mohla byste přiblížit proces náboru při otevírání zcela nových prodejen? Co jsou největší výzvy?
Tady hraje velkou roli čas, který máme před vlastním otevření prodejny. V podstatě čekáme na podepsání smlouvy s nájemcem a v tom okamžiku můžeme inzerovat. Obvykle potřebujeme 8 týdnů včetně následného zapracování na školících prodejnách. Regiony v rámci naší republiky jsou různé. Hledáte nové kolegy v Ostravě, Brně? Do 24 hodin máme v průměru 80 reakcí a můžeme se více zaměřit na naše klíčové požadavky.
V případě nových prodejen obvykle volíme formu hromadných náborů, abychom v poměrně krátkém čase měli možnost poznat co nejvíce kandidátů. Pokud v daném městě či blízkém okolí nemáme již prodejnu, kdy využijeme její zázemí, jsou setkání v kavárnách, kulturních domech, …
V rámci kariérních postupů oblastní manažeři nabízejí vedoucí pozice stávajícím kolegům, zde je pak na nové prodejně jednodušší start.
A co je asi největší výzva? Aby si nový tým sedl po lidské stránce.
Jaké nástroje využíváte k efektivní evidenci a správě kandidátů, a jaká je jejich největší výhoda?
Používáme TEAMIO. Jak už jsem psala na začátku, jeden systém s možností přístupů pro ty, kterých se daný nábor týká, poznámky ke kandidátům, poznámky z pohovorů. A především jednotný styl komunikace s kandidáty v rámci naší firemní kultury.
Jak důležitá je podle vás centrálně řízená komunikace s kandidáty? Jak konkrétně ji využíváte v praxi?
Rossmann jako značka zaměstnavatele roste na kvalitě. Neskromně si myslím, že určitou roli v tom hraje i naše komunikace s kandidáty, která je rychlá a věcná.
Pokud za něco zodpovídám, musím to mít logicky pod kontrolou. A je pravda, že i reakce zamítnutých kandidátů jsou ve výsledku pozitivní, kdy nám poděkuji, že vědí, na čem jsou. Takto i komunikujeme o uzavření výběrového řízení.
A zda ji využíváme v praxi? Ano, každý den.
Mohla byste popsat vaši spolupráci s agenturou Student při zajišťování brigádníků? V čem tkví přidaná hodnota této spolupráce?
Spolupráce s agenturou Student je již velmi dlouhodobá a ze všech úhlů pohledu efektivní. Spravují nám celý systém. Od vyhledávání brigádníků, převzetí na doporučení z prodejen kompletně veškerou administrativu až po výplaty v týdenních intervalech. Velmi často se i stává, že brigádník po nějakém čase má zájem o hlavní pracovní poměr. Prodejny jsou součástí on-line aplikace na plánování směn. Máme přesnou evidenci odpracovaných hodin. Případná telefonická podpora je nedílnou součástí spolupráce.
Jakým způsobem ověřujete motivaci a produktivitu kandidátů během výběrových řízení?
To patří tak trochu do sekce „překladatelský oříšek“. Je to především o povídání … tedy jaké mají předešlé zkušenosti, proč chtějí pracovat v prodeji, co je na tom baví nebo naopak nebaví, jak reagují v konkrétních situacích. Hodně napoví jejich předešlé pracovní zkušenosti, tedy co dělali a jak dlouho to dělali. Produktivita? Tak tu uvidíme až v procesu zapracování. Vedoucí a garant školící prodejny pravidelně komunikuje s oblastním manažerem, jak jednotlivé „nové kolegy“ vidí, jak rychle chápou naše procesy a jak rychle je umí používat v praxi.
Jak podporujete firemní kulturu a týmového ducha napříč tak velkou sítí poboček?
Už to, jak probíhají pohovory, jak s kandidáty následně komunikujeme, jak probíhá příprava před nástupem je součástí naší firemní kultury. Takže ji jednak podporujeme vlastním příkladem, týmovou atmosférou na prodejnách, kdy je jejím nositelem vedení prodejny, systémem předávání informací, které ovlivňují chod prodejen, společnými akcemi. Snažíme se být otevřenou společností, tedy můžeš se bez obav zeptat, odpovíme ti nebo ti poradíme.
V čem vidíte nejčastější chyby firem při náboru zaměstnanců?
Nevím, jaké firmy dělají chyby, ale pokusím se zobecnit. Špatně formulovaný inzerát, koho hledáte, pak procházíte životopisy lidí, které nechcete a ztrácíte čas. Jste pod tlakem, že musíte pozici obsadit do termínu a vybíráte z kandidátů o kterých nejste přesvědčeni.
Jaké trendy v oblasti výběru zaměstnanců sledujete a jak je zavádíte do své praxe?
Využíváme IA při formulaci inzerátů, využíváme sociální sítě a vracíme se opět k doporučením a referencím.
Co byste doporučila firmám, které chtějí zdokonalit svůj náborový proces, ale neví, jak efektivně začít? Který první krok by měly udělat?
To je v závěru velmi těžká otázka. Pokud firma zjistí, že chce náborový proces zdokonalit, už ví, že není pro jejich potřeby dokonalý a kde má problémy. Dnes pokud si zadáte do jakéhokoliv vyhledavače např. „efektivní náborový proces“ můžete celý den číst postupy a doporučení a porovnávat si s tím, jak pracujete nyní.
Co, ale mohu doporučit? Změny zavádějte postupně. Nechte si rozhodně to, co vám funguje a případně se nebojte vyzkoušet něco, co už někdo vyzkoušel a funguje to.
